Zes vragen over het reserveren en beheren van vergaderruimtes

Vergaderruimtes reserveren met een big smile

Bij bedrijven die het niet geautomatiseerd hebben is het voor zowel medewerkers als het secretariaat één van de grote frustraties op de werkvloer: alles rondom het reserveren en beheren van vergaderruimtes. Komt een van de volgende opmerkingen u bekend voor? Lees dan vooral verder!

 

“Ik heb de vergaderruimte gereserveerd, maar er is iemand anders in gaan zitten…”

“Kun je nog even gauw zorgen voor een lunch in de vergaderruimte?”

“Wanneer is de vergaderruimte vrij? Ik heb dadelijk een overleg!”

“Is er wel een beamer en projectiescherm aanwezig?”

“Kan je ergens anders gaan zitten, want ik heb een afspraak met een klant”

“Ik wil graag op onze tweede vestiging een meeting inplannen”

 

Deze opmerkingen horen we vaak bij bedrijven die eigen vergaderruimtes hebben, bedrijven die ruimtes delen met meerdere bedrijven (bijvoorbeeld bedrijfsverzamelgebouwen) en bij bedrijven met meerdere vestigingen. Het vastleggen van vergaderruimtes verloopt dan vaak via het secretariaat of via een bestaand agendasysteem zoals Outlook, Google Calendar of Office 365. U bent dan veel tijd kwijt met alle logistiek rondom het beheren en reserveren van de vergaderruimtes. Ook levert dit een boel gezeur en frustraties op. Dat kan natuurlijk eenvoudiger.

 

Heeft u één of meerdere vergaderruimtes?

Met de Reflex RoomManager softwaretool reserveren uw collega’s wanneer zij een afspraak inplannen ook direct een vergaderruimte en voorkomt u dubbele boekingen en verwarring. Gebruikt u Outlook, Google Calendar of Office 365 voor het reserveren en beheren van uw vergaderruimte? Maak van uw agendasysteem een volwaardig reserveringssysteem door  één van onze slimme modules af te nemen. Extra's, zoals een lunch of beamer, bijboeken via Outlook?  Een zaaldisplay bij de vergaderruimte? Het is allemaal mogelijk als uitbreiding van uw bestaande systeem. Of kies voor de module Mamagementinformatie, waarmee u direct bezettingsgraden, no-show en reserveringsgedrag van medewerkers inzichtelijk heeft.

 

Deelt u vergaderruimtes met andere bedrijven?

Wanneer meerdere bedrijven ruimtes delen, zoals in bedrijfsverzamelgebouwen, dan hebben zij vaak ook gescheiden e-mailadressen en mailomgevingen. Reflex RoomManager biedt dan de mogelijkheid om via een publieke online module vergaderruimtes te reserveren. Deze module is voor ieder bedrijf toegankelijk en kan indien gewenst worden afgeschermd door middel van een inlog. De vergaderruimte is online beschikbaar, heeft een eigen agenda en geeft een overzicht weer van in de ruimte aanwezige faciliteiten. Extra’s worden direct geboekt en uiteraard is het programma vanaf elke locatie benaderbaar. Met de module Managementinformatie heeft u direct de bezettingsgraad inzichtelijk, waardoor u eventuele kosten eenvoudig kunt doorbelasten naar de betreffende organisatie.

 

Bent u geïnteresseerd naar de mogelijkheden? Neem dan vooral eens contact met ons op en plan een demo of bel ons

0345 630123

Altijd en overal inzage in uw reserveringen?

Dat kan. En ook nog eens gemakkelijk en snel. Wilt u weten hoe? Plan een online demo